從未委託過驗貨的買家，往往以為驗貨是有人把整張訂單檢查一遍。不是。它是在某一天、按事先議定的標準抽取的統計樣本。清楚知道它的邊界在哪裏，才能讓它成為有用的放款條件，而不是一張安慰劑。
從未委託過驗貨的買家，往往以為驗貨是有人把整張訂單檢查一遍。不是。它是在某一天、按事先議定的標準抽取的統計樣本。清楚知道它的邊界在哪裏，才能讓它成為有用的放款條件，而不是一張安慰劑。
甚麼時候進行
生產完成八成或以上，貨物已包裝時。早了沒有具代表性的樣本可抽；晚了貨櫃已裝好，那時發現問題對所有人都很貴。
訂里程碑日期時記住這個八成。驗貨員要按生產日期預約，而不是船期，因為兩者經常分開走，而先要挪動的是驗貨。
驗貨員做甚麼
清點送檢批次的數量。 確認眼前的紙箱與申報送檢的數量相符。這不等於確認您整張訂單都存在，見下文。
按抽樣檢查做工。 樣本量來自 AQL 標準，不是憑感覺。一萬件的訂單按一般檢驗水平 II 抽樣，樣本通常是二百件。缺陷分為致命、嚴重和輕微，各有自己的接受數。
按您的規格量度尺寸。 只量您寫明的尺寸。沒人寫下的公差驗貨員無從檢查，「與我們批准的樣板一致」也不是一個尺寸。
對部分樣本做功能測試。 通常比外觀檢查的樣本更少。如果您的產品需要特定測試，例如跌落、負載或連續運作時數，必須在驗貨要求中寫明。
包裝、標籤和條碼。 經常在這裏發現問題，也經常是貨還在廠裏時最便宜的修正。
AQL 數字真正的意思
AQL 2.5 不是說「您有 2.5% 的貨會有缺陷」。它的意思是這套抽樣方案設計成接受該不良率的批次、拒絕更差的批次，並且兩個方向都有已知的出錯機率。
實際後果是：通過 AQL 2.5 驗貨的批次，真實不良率可能高於 2.5%。 它是一個篩子，不是一張證書。常見做法是致命 0、嚴重 AQL 2.5、輕微 AQL 4.0，但數字由您定，收緊的代價是驗貨時間而不是錢。
買家以為已包含的三件事
整批出貨的數量。 驗貨員只清點眼前的貨。少發 5% 的工廠，通常會拿一個完整的批次來送檢。
耐用性。 標準的出貨前驗貨完全不能告訴您產品能否捱過六個月的使用。那是另一種測試，另行委託，通常在產前樣板上做。
驗過的貨就是發出的貨。 驗貨完成，驗貨員離開，之後才裝櫃。在驗貨員在場時封櫃，即另行預約的監裝服務，才能補上這個缺口。與未經驗證的工廠做首張訂單，值得做。
為甚麼它仍然是好用的放款條件
因為它是獨立的、有日期的，而且產出一份有數字的文件。憑通過的報告放款，憑的是第三方寫下的東西，而門檻是在任何人對答案有利害關係之前，由雙方議定的。
安排由驗貨員向您報告、由您付費。工廠自己委託再轉發的驗貨報告，不論抬頭是誰，都不是同一種證據。工廠在首張訂單上反對買家指定驗貨員，本身就是一個訊息。
實用的驗貨要求
下單前，不是下單後，寫明以下各項：
- 檢驗標準和等級：致命、嚴重、輕微。
- 每一個要緊的尺寸和公差，白紙黑字。
- 任何功能測試及其通過標準。
- 包裝、標籤和條碼是否在範圍之內。
- 誰預約驗貨員，誰付費。
- 不合格時怎樣處理：返修和複驗由誰承擔，第二次上門誰付錢。
最後一項是人們最常忘記的，也正是決定一次不合格驗貨實際如何收場的一項。